نرم افزار بایگانی شیز

امكان تعريف اطلاعات پايه در قالب جداول متعدد مانند :
انواع نامه
نوع طبقه بندي نامه ها
اولويت نامه ها
موضوع نامه ها
نحوه ارسال نامه
شكل نامه (اصل ،‌رونوشت كپي و ...)
تعريف انواع كلمات و جملات جهت استفاده در سيستم و سرعت عمل در تايپ
طبقه بندي پرونده هاي بايگاني با امكان تعريف ميزان دسترسي كاربران به آنها
معرفي شكل فيزيكي پرونده هاي بايگاني (زونكن و پوشه)
امكان معرفي ظرفيت تعداد برگه هاي هر پرونده
تعريف انواع وضعيت ارجاع (جهت اطلاع ، اقدام ، پيكيري و ...)
تعريف مشخصات دريافت كنندگان و فرستندگان نامه هاي خارج از سازمان
تعريف انواع دبيرخانه با امكان معرفي نوع شماره دهي به صورت متمركز براي نامه هاي وارده و صادره يا مستقل
معرفي نحوه دسترسي كاربران به دبيرخانه ها
تعريف انواع پرونده هاي بايگاني بر اساس موضوع و شماره كلاسه
ثبت مشخصات نامه هاي وارده و صادره شامل شماره ، تاريخ ، موضوع و شرح و ...
امكان نگهداري تاريخ نامه ها به صورت شمسي و ميلادي و تبديل هر يك از آنها به يكديگر
نگهداري زمان (ساعت و تاريخ) و ثبت كننده و اقدام كننده نامه هاي وارده و صادره
اختصاص شماره انديكاتور بصورت دستي يا اتوماتيك
معرفي انواع پيوستها و ضمائم نامه هاي وارده و صادره
امكان ثبت رونوشتهاي نامه هاي وارده و صادره
ثبت پيرو و عطف نامه ها و ارتباط هر يك از آنها با يكديگر
اسكن تصاوير نامه و كليه ضمائم آن و نگهداري در سيستم (تعداد صفحات اسكن نا محدود مي باشد)
ارجاع نامه ها به گيرنده يا گيرندگان مختلف در قالب سيستم كارتابل
امكان مشاهده كليه ارجاعات نامه در هر لحظه و اقدامات انجام شده بر روي آن
نمايش تعداد روزهاي باقي مانده جهت اقدام و پاسخ
تايپ نامه هاي صادره با استفاده از نرم افزار Word از داخل سيستم و نگهداري آن در بانك اطلاعاتي سيستم
نمايش اطلاعات نامه به صورت ليستي و فرمي
انجام جستجو بر روي اطلاعات نامه هاي وارده و صادره با امكان پرس و جو هاي مختلف در كليه فيلدهاي اطلاعاتي نامه
امكان تعريف كليد واژه براي نامه هاي وارده و صادره
نمايش درختي موضوع و كليد واژه ها با امكان فيلتر آنها
امكان ارسال نامه هاي صادره از طريق فاكس
امكان تعريف مكاتبات داخلي بين واحدها
ثبت مشخصات ثبت كننده مكاتبات داخلي
امكان الحاق فايلهاي Doc ، Txt ، Xls و گرافيكي به مكاتبات داخلي
ارجاع مكاتبات داخلي به افراد و واحدهاي مختلف از طريق سيستم كارتابل