لیست نرم افزار های تدارکات و خرید

برنامه‌ریزی و منظم کردن فرآیند خرید کالا و تأمین تجهیزات و خدمات در سازمان ها و شرکت ها، به نحوی که بر  اساس سیاست و  بهترین قیمت و مناسب ترین کیفیت برآورده شود، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است. نرم‌افزار خرید و تدارکات به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک»، به منظور مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در شرکت ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است.

-        نرم‌افزار خرید و تدارکات چیست؟

-        ویژگی های اصلی نرم‌افزار خرید و تدارکات

-        امکانات موجود در نرم فزارهای خرید و تدارکات

-         مزایای استفاده از نرم افزار خرید کالا و تدارکات

نرم‌افزار خرید و تدارکات چیست؟

نرم‌افزار خرید و تدارکات یک ابزار مدیریتی می باشد که به مدیران در انتخاب بهترین منبع برای تهیه مناسب‌ترین کالا، تجهیزات و یا خدمات یاری رسانده و مراحل مربوط به این فرایند را تسهیل می‌کند. در نمونه های مختلف این نوع نرم افزارها امکان برقراری ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای درون سازمانی نیز پیش بینی شده است. این دسته از نر م افزارها با ایجاد یکپارچگی و انسجام اطلاعات در فرایندها خرید کالا و تامین خدمات و به اشتراک‌گذاری آنها در بین تمامی ذی‌نفعان خرید، از درخواست‌کننده تا تامین‌کنندگان و تحویل‌گیرندگان، به مدیران سازمان شما کمک می‌کند تا ضمن پاسخگویی به‌موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز درخواست کننده، سیاست‌های سازمان را نیز در امر خرید اعمال و مدیریت کنند.

ویژگی های اصلی نرم‌افزار خرید و تدارکات

1-     قابلیت دسته بندی فروشندگان کالا و ارائه کنندگان خدمات

امکان دسته بندی  تامین کنندگان کالا بر اساس خدمات و کالایی مورد نیاز سازمان یا شرکت، به راحتی این امکان را برای شما فراهم می آورد که با توجه به کالای مورد نیاز انبار و دسترسی به اشخاصی که این کالا را ارائه می کنند و همچنین سوابق فروشنده ، کالای خود را سفارش دهید.

2-     گزارش گیری

امکان گزارش گیری در نرم افزارهای خرید به راحتی دسترسی  به اطلاعات ثبت شده همچون رسیدها و حواله ها را امکان پذیر می سازد. به طور مثال به تفکیک شعبه ، گزارشات کالا قابلیت دسترسی به گزارش گیری و اصلاح را دارا می باشد.

3-     روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا

در زمان خرید نرم افزار خرید و تدارکات باید به روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا در سازمان بسیار توجه داشت و بر همان اساس در تهیه نرم افزار عمل نمود. معمولا روش ثبت و ارزیابی با یکی از دو تکنینک FIFO یا LIFO انجام می پذیرد. برخی از نرم افزارها از روش FIFO و برخی دیگر از روش LIFO استفاده کرده اند. در نتیجه باید در زمان خرید این مساله مهم را حتما مدنظر قرار داد.

4-     قابلیت اتصال به نرم افزارهای OFFICE

بهتر است نرم افزار خرید داخلی قابلیت ثبت و ارسال گزارش های خرید و فروش و سفارش را در سایر نرم افزارهای آفیس از جمله Excel , Word , PDF , Rich text format , Tab-Separated text  داشته باشد تا بتوان به شکل های مختلف گزارشات آماری را تهیه و بر اساس آن تصمیم گیری و اقدامات لازم را انجام داد.

5-     امکان ارتباط با سایر سیستم ها

نرم افزار خرید باید امکان ارتباط و در کل یکپارچگی با دیگر سیستم ها همچون سیستم انبار ، فروش و تولید را داشته باشد تا بتواند به راحتی درخواست های خرید هر واحد را دریافت و پاسخگو باشد. قابلیت ارتباط با سایر سیستم ها باعث تسهیل اجرای سفارشات برون سازمانی و پیش بینی کالاهای مورد نیاز هر کدام از واحدها می شود.

امکانات موجود در نرم فزارهای خرید و تدارکات

§        امکان ثبت درخواست خرید بر اساس درخواست کالا

§        تجمیع درخواست‌های خرید کالا و خدمات

§        محاسبه و کنترل مقدار سفارش در راه

§        امکان کنترل بودجه‌ای فرآیند تدارکات بر مبنای وجوه تامین اعتبار شده برای خرید

§        تعریف پارامترهای ارزیابی تامین کنندگان و ارزیابی بر اساس آن

§        تحویل کالا به انبار، مراکز هزینه و یا پروژه‌ها

§        امکان گزارش‌دهی از روند خریدهای انجام شده در بازه‌های زمانی مختلف

§        دسترسی تمامی فرم‌ها به ابزار فرم‌ساز و امکان ساخت و فراخوانی فرم‌های ساخته شده به منظور ثبت اطلاعات مورد نیاز در هر یک از اسناد خرید

§        امکان ساخت گزارش به‌صورت دلخواه بر اساس تمامی اطلاعات ثبت شده در فرایند خرید با استفاده از ابزار گزارش‌ساز

§        تفکیک کلیه اطلاعات بر مبنای حساب‌های مستقل اعتبارات هزینه و تملک دارایی‌های سرمایه‌ای

مزایای استفاده از نرم افزار خرید کالا و تدارکات

§        افزایش بهره‌وری سازمان با استفاده از سیستم یکپارچه

سیستم خريد و تدارکات می بایست قابلیت یکپارچه شدن با سیستم‌های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار و دارایی ثابت، فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان را داشته باشد تا در نهایت با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره وری سازمان را افزایش دهد.

§        کمک به مدیریت موثر در فرایند خرید

سیستم خريد و تدارکات با یکپارچه ساختن اطلاعات جمع‌آوری شده مرتبط به فرایندهای خرید از تمام واحدهای سازمان، امکان ارائه گزارش‌های تفصیلی جهت کمک به مدیریت موثرتر را فراهم می سازد.

§        مدیریت هزینه‌ها و صرفه جویی در منابع سازمان

سیستم خريد و تدارکات با فراهم کردن امکان تجمیع درخواست‌های خرید کالا و خدمات و همچنین امکان اختصاص موثر و کارآمدتر و اولویت بندی خریدها موجب صرفه‌جویی در منابع سازمان می‌شود.