لیست نرم افزار های نشر الکترونیک

-         شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟

-         مزایای شبکه اجتماعی سازمانی

-        اهداف به کارگیری شبکه اجتماعی سازمانی

در طول سالهای گذشته، شرکتها و سازمانها همواره به دنبال استفاده از ساختارهای الکترونیک به منظور بهره گیری موثرتر از ارتباطات درون سازمان و بیرون از سازمان استفاده نموده اند. این بسترهای الکترونیکی ضمن کاهش هزینه ها (بی نیازی از کاغذ)، سهولت بسیار زیادی را در نقل و انتقال اطلاعات فراهم آورده اند. شرکت‌های جهان با نگاه و اعتقاد بر اشتراک اطلاعات، تشریک مساعی و مدیریت دانش، استفاده هر چه بیشتر را از بسترهای اشتراک گذاری داشته اند این در حالیست که در ایران طی سال‌های گذشته همواره امنیت اطلاعات، محرمانگی، محدود شدن سطوح دسترسی و حبس دانش و اطلاعات در محفظه‌های در بسته رواج پیدا کرده است. سازمان‌های باید همواره نسبت به یادگیری سازمانی و اشتراک دانش توجه نشان دهند تا تجربیات شکست به کرات در سازمان‌ها تکرار نشود.

شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟

شبکه اجتماعی سازمانی (Enterprise Social Network) یک بستری تازه برای تعاملات درون سازمان می باشد. شبکه اجتماعی سازمانی در واقع یک نرم افزار تحت وب است که امکانات و نحوه کار آن دقیقا مشابه شبکه های اجتماعی معروف مانند فیسبوک و لینکیدین است. این شبکه های اجتماعی روی دامنه خصوصی شرکت ها نصب می شوند و تنها کارکنان و دینفعان شرکت در آن می توانند عضو شوند. این سیستم ها امکاناتی فراتر از شبکه های اجتماعی عمومی مانند مدیریت مستندات، نظام پیشنهادات، مدیریت کارها، نظام ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیریت روابط با مشتریان، کاربرگ زمان (Time Sheet) و سلف سرویس کارکنان وجود دارد تا کارکنان بتوانند کارهای روزمره خود را در این شبکه انجام دهند.

در این نرم افزارها روابط افراد و واحدها به دقت ساختارمند است در چارچوب چارت سازمانی ارتباطات صورت می پذیرد می دهد. این نگاه نو به ارتباطات، باعث بهبود عملکرد فردی و گروهی در سازمان می شود. ارتباطات بر اساس کار یا پروژه یا موضوع در محلی اختصاص یافته توسط افراد ثبت می شود و افرادی که مرتبط با موضوع هستند بلافاصله پیام را دریافت کرده و نسبت به پاسخ آن اقدام میکنند. شبکه اجتماعی سازمانی روابط پیچیده سازمانی تا حد ممکن ساده می سازند و لزوم حضور فیزیکی در سازمان را برای همکاری با دیگران به حداقل می رساند. این نرم افزارها به واسطه تحت تحت وب و یا پلت فرمم های همراه همچون برنامه موبایل، در هر لحظه و در هر کجا کارکنان را به سازمان متصل می‌سازد. این نرم افزارها با قابلیت یگپاره شدن با سایر سیستمها و ابزارهای می‌تواند همکاری و همزمانی را در درجه بالایی امکان پذیر سازند.

در حالت عادی همکاری همزمان بین چند نفر به جز با تشکیل جلسات پیاپی، تشکیل کارگروه‌ها و نشست‌های متعدد میسر نیست. شبکه های اجتماعی سازمانی عملا یک محیط جذاب تشریک مساعی (Collaboration) را فراهم می‌آورد که اطلاعات بین افراد به سرعت مبادله می‌شود و مشارکت همزمان افراد بدون اینکه در جلسات حضوری حاضر شوند، به وجود می‌آید.

شبکه اجتماعی سازمانی، ساختاری است که هم اکنون نیز در سازمان شما وجود دارد و مدیریت صحیح آن می تواند ظرفیت یادگیری و نوآوری سازمان شما را افزایش دهد. اکثر سازمان های ما به صورت ساختاری سلسله مراتبی طراحی شده اند. در چنین ساختاری، روابط به صورت عمودی طراحی شده اند و بر اساس آن امکان تعامل رسمی و غیر رسمی بین افراد در نظر گرفته می شود. حتی اگر دقت کنید در سیستم های نرم افزاری سنتی مانند اتوماسیون اداری، کارکنان سازمان شما می توانند تنها با افرادی تعریف شده در سلسله مراتب سازمانی تعامل داشته باشند. اما حقیقت این است که بخش عمده ای از روابط بین افراد و گروه ها، نه از طریق این ساختارهای رسمی بلکه از طریق روابط غیررسمی و فرابخشی در سازمان صورت می گیرد که هیچ نقشه یا ردپایی از آن در الگوها و اسناد رسمی سازمان نمی توانید پیدا کنید. این شبکه غیررسمی به شکلی جالب، افراد سازمان شما را به هم متصل می کند و کانال های ارتباطی قدرتمندی بین آن ها ایجاد می کند.

مزایای شبکه اجتماعی سازمانی

§        آرشیو کردن دانش

§        کشف موضوعات، متخصصان و استعدادهای جدید را مهم می کند

§        تمام کارکنان در نقاط دور افتاده را به هم پیوند می دهند

§        اعتبار و زمینه ی بهبود یافته

§        ایجاد گروه های تمرکز

§        مشارکت کارکنان را بهبود دهیم

§        ارتقای بهره وری و بازده

§        ایجاد فرهنگ احترام مشترک

§        ارتباط با مدیریت را بهبود می دهد

اهداف به کارگیری شبکه اجتماعی سازمانی

1.      ایجاد انگیزه برای کارکنان: معمولا کارمندان در محیط شبکه های اجتماعی راحتتر بازتر حرف می زنند موارد خود را بیان می کنند و در آنجا می توان به راحتی آنها را با اهداف و ماموریت های سازمان همراه کرد و برای کار های عمومی سازمان انگیزه تزریق کرد.

2.       ترویج روحیه همکاری: اینکه افراد بتوانند با یکدیگر در کار تیمی به راحتی کار کنند و اینکه چطور می توان در پروژه مشارکت همکاری بهتری داشت. یکی از وسائل های تست کار تیمی امروز شبکه های اجتماعی سازمانی محسوب می شوند.

3.      تولید ایده: ممکن است مهمترین دلیل سازمان های امروز برای پیاده سازی شبکه های اجتماعی سازمانی بحث تولید و به اشتراک گذاری ایده است. موضوعی که می تواند موتور محرک سازمان ها باشد.

4.      به اشتراک گذاری مهارت ها: ممکن است بتوان به راحتی گفت که کل وب امروز مهارت است لذا افراد به راحتی می توانند مهارت های را در این شبکه ها با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این مهارت می تواند متن خواندنی یا اینفوگراف توصیفی باشد!

5.      فاداری برند: سازمان ها در محیط شبکه اجتماعی به دنبال وفادار کردن بیشتر کارکنان خود به برندشان می باشند . اینکه کارمندان از سیاست های سازمانی که در آن کار می کنند دفاع کنند یکی از موضوعات با اهمیت سازمان های امروزی است.

به بیانی ساده، شبکه های اجتماعی سازمانی سیستم هایی تکنولوژیک بر پایه فناوری هستند که حاوی راهکارهای به منظور همکاری متحرک و سریع، اشتراک گذاری اطلاعات و قابل ادغام در گسترش سازمان می باشند.