لیست نرم افزار های مدیریت، بایگانی و آرشیو فرم ها و اسناد

نرم افزارهای مدیریت و بایگانی اسناد، زیر مجموعه یک رده بندی بزرگتر به نام سیستم های مدیریت محتوا قرار دارند (CMS). این نرم افزارها تلاش دارند به کابران کسب و کارهای مختلف کمک کنند تا فایل های خود را آپلود، ذخیره سازی، قابل پیگیری و در عین حال این فرایند را با امنیت بیشتر انجام دهند. بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد شامل ابزارهای گردش کار برای مدیریت چرخه حیات اسناد خاص مانند مقالات یا قراردادهای قانونی می باشند. به گفته انجمن اطلاعات و مدیریت تصویر (AIIM)، هفتاد و پنج درصد از شرکت ها از بیش از یک نرم افزار مدیریت اسناد استفاده می کنند. این موضوع نشان دهنده حجم اطلاعات بالا در شرکتها و از طرفی تنوع نرم افزارهای موجود در این حوزه دارد.

این راهنمای خریدار را برای کمک به شما در درک بهتر نرم افزارهای این حوزه و نحوه کار با آنها ایجاد کرده ایم تا بتوانید بهترین نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی را برای سازمان خود انتخاب کنید. در این راهنمای خرید به موارد زیر پرداخته خواهد شد:

-         نرم افزارمدیریت اسناد و بایگانی چیست؟

-         کاربردهای رایجنرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی چیست؟

-         دلایل خرید نرمافزار مدیریت اسناد و بایگانی

-        روند کنونیبازار که نیاز است بدانید

نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی چیست؟

نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی به سازمان ها این قابلیت ها را ارائه می دهد.

§        بخش بایگانی مرکزی قابل جستجو برای تمامی اسناد و مدارک

§        حذف مدارک کاغذی و بهره گیری بهتر از فضا

§        کاهش ریسک گم شدن و از بین رفتن مدارک کاغذی

سازمانهایی که اغلب از سوابق اطلاعات شخصی حساس مانند اطلاعات موجود در صنایع پزشکی یا مالی استفاده و یا نگهداری می کنند، می توانند بیشترین سود را از مزایای نرم افزار کنترل اسناد و بایگانی ببرند. این نرم افزارها می توانند دسترسی سریع و قابل اعتماد به اسناد را فراهم کنند ضمن اینکه اطمینان می دهند تنها افراد مجاز این اجازه را خواهند داشت. نرم افزارهای مدیریت اسناد و بایگانی برای شرکت هایی که به دنبال راهی برای اجرای فرایندهای کاری مبتنی بر قوانین هستند، نظیر بررسی و تایید اسناد قبل از چاپ و یا انتشار بسیار موثر می باشند.

کاربردهای رایج نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی چیست؟

نرم افزارهای مدیریت اسناد و بایگانی دارای دسته بندی وسیعی است که شامل بسیاری از کابردهای مختلف می شود. بسیاری از این برنامه ها را می توان به عنوان محصولات جداگانه فروخته و یا در یک مجموعه جامع پیچیده ترکیب کرد.

§        به کاربران اجازه می دهد پیش نویس، ویرایش و توزیع محتوا را از طریق ابزارهای گردش کار و مجوزهای مبتنی بر وظیفه به اشتراک بگذارند.

§        سوابق را با طبقه بندی و آرشیو اطلاعات حساس محافظت می کند

§        فرایند مستندسازی و مدیریت پرونده ها را با کسب تاییده ها، کسب مجوزهای دسترسی و دیگر موارد لازم خودکار می سازد.

§        تسهیل گردش کار برای ایجاد و بازنگری انواع مختلف قراردادها

دلایل خرید نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی

خریداران به دلایل مختلفی نرم افزار مدیریت اسناد را ارزیابی می کنند، اما بیشتر به یکی از دلایل زیر به دنبال خرید نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی هستند.

§        سازمانهایی که به دنبال حذف روال کاغذی در اداره خود هستند. این سازمانها به دنبال برنامه هایی هستند که بتوانند پرونده ها و اسناد خود را با سرعت آپلود کنند بدون اینکه نیاز باشد آنها را به صورت دستی اسکن کنند. برنامه های تصویربرداری گاهی اوقات بخشی از یک بسته یکپارچه بزرگتر است که ابزار اضافی را برای ردیابی، ذخیره و بازیابی این پرونده های دیجیتال ارائه می دهد.

§        برخی شرکت ها و صنایع خاص تحت مقررات دولتی قرار دارند که نیاز به مجوزهای ذخیره سازی و دسترسی خاص به پرونده ها را نیاز دارند. این مقررات اغلب سازمانها را به حفظ اسناد قدیمی و جاری در فرمت دیجیتال و محدود کردن افرادی که می توانند به آنها دسترسی داشته باشند، ملزم می نماید. این شرکت ها اغلب به دنبال برنامه های کاربردی مدیریت سند هستند که به منظور سلسله مراتب دسترسی طراحی شده اند و شامل ویژگی هایی مانند ردیابی حسابرسی و مجوز های مبتنی بر نقش می باشند.

§        بسیاری از شرکت ها مشکل پیدا کردن و دسترسی به فایل ها را دارند. به عنوان مثال، اسناد ممکن است در مکان های مختلف ذخیره شود، از جمله درایوهای شبکه، دسکتاپ های فردی و سیستم عامل های به اشتراک گذاری فایل مبتنی بر وب (دراپ باکس) که در برخی موارد ممکن است خط مشی های شرکت را نقض کند. این خریداران به دنبال انعطاف پذیری ذخیره سازی سند هستند تا کارمندان بتوانند به راحتی و امنیت بالا به اسناد دسترسی پیدا کنند. بسیاری از سازمان های بزرگتر اغلب به دنبال مدیریت محتوای سازمانی هستند (ECM) که سیستم های جامع تری و اغلب شامل پرونده ها و برنامه های مدیریت دارایی دیجیتال می باشند.

روند کنونی بازار که نیاز است بدانید

§        راه حل های مبتنی وب: طبق گفته موسسه تحقیقاتی Gartner، در حال حاضر سیستم های مدیریت اسناد و بایگانی در بازار محبوبیت بسیار خوبی دارند، اما بر طبق بررسی ها راه حل های مبتنی بر وب می توانند به روند رشد آنها کمک شایانی کنند. استفاده از تکنیک های مبتنی وب مزایایی مانند دسترسی از راه دور به اسناد، امنیت اضافه شده از طریق تهیه پشتیبان داده های مبتنی بر ابر و حذف هزینه های تکنولوژی و سخت افزاری ارائه می دهد.

§        ابزار همکاری: تعداد روزافزونی از نرم افزار های مدیریت اسناد در حال ایجاد ابزارهایی هستند که همکاری بیشتری بین کاربران را تسهیل می کنند. این ابزارها چندین کارمند را به صورت همزمان قادر می سازند بر روی یک سند به صورت مشترک کار کنند. وجود این نوع از ابزارها نحوه کار تیم های کاری را متحول می سازد.

§        ظهور راهکارهای مدیریت اسناد در تلفن همراه: یک دهه پیش، غیر قابل تصور بود که شرکت ها می توانند اسناد را در دستگاه های تلفن همراه ایجاد و ویرایش کنند. امروزه با شیوع گسترده فن آوری گوشی های هوشمند و تبلت، بسیاری از فروشندگان نرم افزار مدیریت اسناد را برای ارائه برنامه های تلفن همراه که کاربران را قادر به دسترسی و ویرایش محتوا از راه دور تحت فشار قرار داده است.